【CIA試験講義】パート3 セクションD-4-a: 終了時のコミュニケーション
テーマ：「寝耳に水」を防ぐためのリハーサル ～報告書発行前の最終確認～
セクションD-4-aは、監査の実査（フィールドワーク）が終わり、最終報告書を発行する直前に行われる「終了会議（Exit Conference / Closing Meeting）」に関する理解です。
GIAS（グローバル内部監査基準）では、これを単なる形式的な会議ではなく、監査人と経営管理者の認識をすり合わせ、最終報告書の品質と受容性を高めるための重要な「プロセス」と位置づけています。
1. 導入：なぜ「いきなり報告書」を出してはいけないのか？
監査人がフィールドワークを終え、オフィスに戻ってすぐに最終報告書を書き上げ、取締役会にメールで送信したとします。もしその内容に事実誤認があったらどうなるでしょうか？
被監査部門の責任者は激怒し、取締役会は混乱し、監査人の信頼は地に落ちます。 これを防ぐのが「終了時のコミュニケーション」です。
★鉄則：「No Surprises（サプライズなし）」
監査の最終報告書を経営陣が読むとき、そこには彼らが「初めて知る悪いニュース」があってはなりません。すべての発見事項は、報告書になる前に議論され、合意（あるいは認識）されている必要があります。
2. 終了時のコミュニケーションの「4つの目的」
試験では、なぜこのプロセスが必要なのかが問われます。主な目的は以下の通りです。
- 事実の誤認を防ぐ（Validation）：
- 監査人が発見した「不備」が本当に不備なのか、単なる監査人の勘違いではないかを確認します。
- 合意形成（Buy-in）：
- 発見事項と提言について、被監査部門の同意を取り付けます。「確かに問題だ、直そう」と思ってもらわなければ改善は進みません。
- アクションプランの最終化：
- 「誰が、いつまでに、どう直すか」という経営管理者の計画（改善措置の計画）を確認し、報告書に盛り込みます。
- 関係性の維持：
- 一方的な通告ではなく、対話を通じて監査を行うことで、敵対関係になるのを防ぎます。
3. 「誰」と行うべきか（対象者）
終了会議に参加すべきメンバーは、監査の内容や重要性によって異なりますが、原則として以下の人々が対象となります。
- 必須：被監査部門の経営管理者（Process Owners / Management）
- 現場のプロセスを熟知しており、改善措置を実行する権限を持つ人々です。彼らとの事実確認が最優先です。
- 状況に応じて：上級経営陣（Senior Management）
- 重要な発見事項がある場合や、組織全体に関わる問題がある場合に参加を求めます。
- 状況に応じて：内部監査部門長（CAE）
- 高リスク案件や、被監査側との対立が予想される場合に参加します。
★ポイント： 通常、取締役会や監査委員会はこの会議には参加しません（彼らは最終報告書の読者です）。終了会議はあくまで「実務レベルでのすり合わせの場」であることが多いです。
4. コミュニケーションの「形式」
GIASでは、必ずしも対面会議だけを求めているわけではありません。
- 対面会議／ビデオ会議： 複雑な問題、議論が必要な提言、意見の対立がある場合に最適です。
- 電話／メール／ドラフト送付： 監査範囲が狭く、発見事項が軽微で、合意が容易な場合は、簡素な方法でも「効果的なコミュニケーション」として認められます。
イメージ：
終了会議は、舞台（最終報告）の前の「リハーサル」です。 役者（被監査部門）と演出家（監査人）が、「ここはこのセリフで合っているか？」と最終確認し、本番で恥をかかないように修正する場です。
5. もし「意見が合わない」まま終わったら？
終了会議で、被監査部門が「その発見事項は受け入れられない」「リスクだとは思わない」と主張し、議論が平行線になることもあります。
その場合、無理に説得して会議を長引かせる必要はありません。 「双方の意見（監査人の見解と、経営管理者の反論）」の両方を記録し、最終報告書に併記することが、GIASにおける正しい解決策です。
まとめ
セクションD-4-aのポイントは、「正確性と公平性の担保」です。
- If 報告書の下書きができた
- Then まず被監査部門に見せて、「事実に間違いはないか」「言い分はあるか」を聞く。
これを省略することは、監査の品質管理（QAIP）において重大な欠陥となります。
【練習問題】パート3 セクションD-4-a
Q1. 内部監査人は、ある支店の業務監査を完了し、重大な不正の兆候を含む発見事項をまとめた。監査人は、支店長が証拠を隠滅するリスクを懸念している。この状況において、終了時のコミュニケーション（終了会議）に関する対応として最も適切なものはどれか。
A. 終了会議はGIASで義務付けられているため、いかなる場合でも通常通り実施し、すべての発見事項を支店長に伝える。
B. 不正調査など、法的・保安上の理由がある特別な状況においては、終了会議を実施しない、あるいは議論の内容を制限することが正当化される場合がある。
C. 支店長を除外し、支店の一般従業員のみを集めて終了会議を行い、反応を見る。
D. 終了会議の代わりに、最終報告書をいきなり全社員にメール配信し、内部通報を促す。
【解答・解説】
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正解（B）： 原則として終了会議は必須ですが、不正の疑いがある場合や、議論することで捜査・調査に支障をきたす恐れがある場合（証拠隠滅や口裏合わせのリスク）は、例外的に開催を見送る、または伝える情報を制限することが適切です。
不正解（A）： 形式的な基準遵守よりも、リスク管理と調査の有効性が優先されます。
不正解（C）： 権限のない従業員との会議は、終了会議の目的（改善の合意）を果たせません。
不正解（D）： 手続きとして不適切であり、守秘義務や名誉毀損のリスクがあります。
Q2. 終了時のコミュニケーション（終了会議）の主な目的として、最も適切でないものはどれか。
A. 監査人と被監査部門の間で、事実関係についての誤認がないかを確認する。
B. 発見事項に対する被監査部門の改善措置の計画（アクションプラン）について協議・確認する。
C. 監査人のパフォーマンスについて、被監査部門から正式な人事評価を受ける。
D. 最終報告書が発行される前に、被監査部門からの質問や懸念に対応し、良好な関係を維持する。
【解答・解説】
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正解（C）： 終了会議の目的は、監査結果の品質向上と合意形成です。被監査部門からのフィードバック（満足度調査など）を得る機会にはなり得ますが、監査人の「人事評価」を受ける場ではありません。独立性の観点からも不適切です。
不正解（A、B、D）： これらはすべて終了会議の核心的な目的（Validation, Buy-in, Relationship）です。
Q3. 内部監査人は終了会議の席上で、被監査部門のマネージャーから「報告書案にある『在庫管理の不備』という指摘は間違いだ。我々は先月から新しいシステムを導入しており、そのリスクは既に解消されている」と反論された。監査人がとるべき行動として、GIASに基づき最も適切なものはどれか。
A. 監査期間中の事実のみが重要であるため、監査終了後のシステム導入は無視し、当初の指摘通り報告書を作成する。
B. マネージャーの主張が事実であることを裏付ける証拠を追加で確認し、事実であれば報告書案（発見事項や現状の記述）を修正する。
C. 意見の相違を避けるため、直ちにその発見事項を報告書から削除する。
D. 終了会議の場では反論を受け入れず、最終報告書発行後に取締役会の前で議論を行うよう伝える。
【解答・解説】
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正解（B）： 終了会議の重要な目的は「事実確認」です。もし監査人の認識が古かったり、誤っていたりする場合、それを修正する最後のチャンスです。新しい証拠を確認し、現状（Condition）を正確に反映させることで、報告書の品質と信頼性を高めるべきです。
不正解（A）： 報告書は経営判断に資するものであるべきです。「現在は解消されている」という重要な事実を無視することは、ミスリーディングな報告となります。
不正解（C）： 証拠なしに削除するのは独立性の欠如です。
不正解（D）： 誤解を含んだまま報告書を発行することは、不要な混乱を招き、監査人の評判を傷つけます。
