最終報告書の配布先｜ステークホルダーへの伝達責任【CIAパート3】

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テーマ：最後のゲートキーパー～「誰に」「何を」届けるか～
【練習問題】パート3 セクションD-4-b

テーマ：最後のゲートキーパー～「誰に」「何を」届けるか～

セクションD-4-bは、内部監査部門長（CAE）が負う最も重要な責任の一つ、「最終報告書の承認と配布」に関する領域です。

監査チームがどれほど素晴らしい報告書を作成しても、それが適切な相手に届かなかったり、誤った内容が含まれたまま発行されたりすれば、監査の価値はゼロ（あるいはマイナス）になります。

GIAS（グローバル内部監査基準）では、最終的な成果物の品質と、それがステークホルダーに届くまでのプロセスに対する責任は、すべてCAEにあると定めています。

1. 導入：CAEの「承認」と「配布」の責務

最終報告書を発行する際、CAEには以下の2つの主要な義務があります。

レビューと承認（Review & Approval）：
- 報告書を発行する前に、内容をレビューし、承認しなければなりません。
- ★ポイント： 大規模な組織では、CAEが全ての報告書を詳細に読むことは不可能なため、この権限を部下（マネージャー等）に委譲することは可能です。しかし、最終的な責任はCAEに残ります。
配布先の決定（Distribution）：
- 「誰がこの報告書を読むべきか」を決定します。

2. 「誰に」報告書を送るべきか？（配布リストの原則）

試験では、配布先として適切な人物を選ぶ判断力が問われます。基本ルールは以下の通りです。

必須の配布先：
1. 被監査部門の責任者： 改善措置を実行する権限を持つ人（報告書のメイン読者）。
2. 上級経営陣： 是正措置が確実に行われるよう監督する立場の人。
3. その他の関係者： 監査結果によって業務に影響を受ける人（例：IT監査ならCIOなど）。
要約（サマリー）の配布先：
- 取締役会／監査委員会： 彼らは詳細な手続きよりも、「重要なリスクと結論」に関心があります。通常は、エグゼクティブサマリーや、定期的な活動報告として提供されます。
外部への配布（規制当局など）：
- 法律で義務付けられている場合を除き、外部への配布には慎重な検討（法的助言や上級経営陣との協議）が必要です。

3. 発行後に「間違い」が見つかったら？（訂正のルール）

人間が行うことですから、最終報告書を発行した後に「重大な誤り」が見つかることがあります。この場合の対応ルールはGIASで明確に決まっており、頻出問題です。

★訂正の鉄則： 最終的なコミュニケーション（報告書）に重大な誤りや脱落が含まれていた場合、CAEは修正した情報を、「元の報告書を受け取ったすべての人」に伝えなければなりません。

イメージ：
自動車のリコールと同じです。欠陥が見つかったら、その車を買った「すべてのお客様」に連絡する必要があります。「気づいてクレームを入れてきた人」だけにこっそり直すのはNGです。

4. 弁護士秘匿特権（Attorney-Client Privilege）

監査報告書が訴訟のリスクに関わる場合（例：重大な不正や法規制違反）、報告書の配布には法的な配慮が必要です。 CAEは法務部門と連携し、不用意な配布によって「秘匿特権（守秘義務）」が放棄されないよう注意する必要があります。試験では、「法務部門との協議」が正解の鍵になることが多いです。

5. 試験で狙われる「ひっかけ」ポイント

×「監査担当者は、報告書が完成次第、速やかに被監査部門と取締役会に直接メールで送信すべきである」
- 解説： 間違いです。報告書の発行プロセスはCAE（または指名された代理人）が管理・承認する必要があります。担当者の独断で送ってはいけません。
×「報告書の誤りを訂正する場合、混乱を避けるために、訂正版は被監査部門の責任者だけに送ればよい」
- 解説： 「元の配布先全員」に送るのがルールです。取締役会などが誤った情報に基づいて意思決定をするリスクを防ぐためです。
×「CAEは、すべての最終報告書に自ら署名しなければならない」
- 解説： 署名の義務はありませんし、権限委譲も可能です。重要なのは「CAEの責任の下で発行される」というプロセスです。

まとめ

セクションD-4-bのポイントは、「情報のコントロール」です。

Before: 品質を保証してから出す（承認）。
Target: 必要な人にだけ届ける（配布）。
After: 間違っていたら全員に訂正する（誠実性）。

CAEは、監査部門という「報道機関」の編集長のような役割を果たします。

【練習問題】パート3 セクションD-4-b

Q1. 最終監査報告書が発行された数日後、内部監査人はデータ分析の計算式に誤りがあり、報告された損失額が実際よりも過大に記載されていたことを発見した。この誤りは経営判断に影響を与える可能性がある「重大な誤り」であると判断された。GIASに基づき、内部監査部門長（CAE）がとるべき行動として最も適切なものはどれか。

A. 誤りは監査人の過失であるため、信頼低下を防ぐために報告書の再発行は行わず、次回の監査でひっそりと修正する。

B. 誤りを修正した新しい報告書を作成し、元の報告書を受け取ったすべての受領者に配布する。

C. 修正した情報を、最も影響を受ける被監査部門の責任者のみに伝える。

D. 誤りの事実を取締役会にのみ報告し、他のステークホルダーには混乱を招かないよう伝えない。

【解答・解説】

正解と解説を表示

正解（B）： 最終報告書発行後に重大な誤りや脱落が判明した場合、CAEは修正した情報を、元の報告書を受領した「すべての」当事者に伝達する責任があります。情報の公平性と透明性を確保するためです。

不正解（A）： 重大な誤りを隠蔽することは倫理規定（誠実性）違反です。

不正解（C）： 報告書を受け取った他のステークホルダー（上級経営陣など）が誤った情報に基づいて判断するリスクが残ります。

不正解（D）： 特定の相手のみへの報告は不十分です。

Q2. 内部監査部門長（CAE）が最終監査報告書の配布先リスト（Distribution List）を決定する際、最も考慮すべき原則はどれか。

A. 組織内の透明性を最大化するため、すべての監査報告書を全従業員が閲覧できるイントラネットに公開する。